그룹웨어

대학 공식 공문을 처리하는 내부 시스템을 말한다.

자주 하는 실수(오류)

1. 외부 발송 공문 본문에 사진, 그림 삽입 : [붙임] 파일로 작성해야 한다.
2. 공문 하단 개인정보(전화번호, 팩스번호 등) : 부서이동 시 수정해야 한다.
   • 수정 메뉴 위치 : HY-in 로그인 > MY홈 > 개인정보 > 개인신상관리
3. 공문 제목에 관련자 인적사항 기재 금지 : 불가피한 경우, “홍○동”으로 기재
4. 공람 : 비공개 또는 보안문서 공람 X - 공람 지정 후 취소 또는 삭제 불가능

공문 이동 단계

1. 접수공문(타부서 기안) : [부서수신함] → [결재진행문서] → 결재완료 후 [접수대장]에서 확인 가능
2. 발송공문(본인이 기안) : [기안] 또는 작성 중일 경우 [임시보관함] → [결재진행문서], [기안한문서] → 결재완료 후 [등록대장]에서 확인 가능
3. [부서수신함] : ‘부서접수자’ - 부서로 접수된 모든 문서 열람 가능 ‘그 외 직원’ - 지정된 문서만 열람 가능
4. [결재할문서] : 결재반려, 회수 시 재기안 가능. 반송해야하는 경우, [부서수신함]으로 송부 가능

외부 공문

• 외부로 공문 발송시 발신자 명의는 아래의 3가지 경우만 해당됨

  1. 한양대학교총장
  2. 한양대학교 산학협력단장
  3. 한양대학교 ERICA 산학협력단장

• 외부전자문서

  1. 교육부 유통문서센터에 등록된 공공기관으로 문서발송
  2. 부서 결재 완료 후, 총무팀 심사 절차 진행 → 발송 완료
  3. [등록대장]에서 관련문서 확인 가능

• 외부종이문서

   1. 전자유통문서센터에 등록되어있지 않은 기관에 공문 발송할 경우
   2. 공문 발송 시 기관 담당자에게 메일 발송 가능 (확인용으로 추천)
   3. 부서 결재 후 총무팀 직인 날인 승인 후, 문서 발송 가능

총장 직인 날인

• 총장 직인 요청 공문에는 통상 최종결재권자가 처장, 단장, 학장, 원장이어야한다.
• 총장 명의를 사용하는 경우 사전에 승인을 받아야 한다.
• 총장 명의 수료증/ 상장 발급 시
  1. 과정 개설과 관련하여 이전 ‘승인내역’ 확인
  2. 기존 승인 : 사전 승인 절차없이 총무팀으로 직인요청 공문 발송 → 직인날인
  3. 신규 요청 : 총무팀으로 사전승인요청 공문 발송 → 총무팀에서 승인통보 → 승인 통보 공문을 근거로 총장 직인날인 요청공문 발송 → 직인날인

오류시 확인 사항

1. 새 글(기안) 오류
   • 기안하기를 시도했으나 폼을 읽어들일 수 없다는 에러 발생 : 최근에 은행 인증 프로그램 등을 깔았는가? 그렇다면 프로그램이 깔리면서 보안 설정을 바꾼 것이므로 보안설정을 초기화 하고 다시 시도해 보면 된다.